Ledigt jobb: Administratör

Administratör till affärsstöd (Tillsvidareanställning) – Mölndal

Vi söker en välorganiserad och proaktiv administratör till affärsstöd för att ingå i vårt team på plats i Mölndal. Detta är en tillsvidareanställning som erbjuder en varierad och dynamisk roll där du stödjer verksamheten på plats i samarbete med vår kund.

I denna roll kommer du att ge professionellt och effektivt stöd inom administration, affärsfrågor och HR, vilket säkerställer en smidig koordinering av dagliga aktiviteter samtidigt som efterlevnad av VWR:s och kundens policyer upprätthålls.

Viktiga ansvarsområden

Kommunikation & Samordning

• Agiera som central kontaktpunkt för administrativa processer och stödja medarbetare och intressenter på hela anläggningen
• Stödja platsledningen i affärsprojekt och pågående initiativ
• Organisera och facilitera möten åt platschefen och platsens ledningsgrupp (bokning av möteslokaler, agendor, protokoll och uppföljning av åtgärder)
• Underhåll och uppdatera interna kommunikationsplattformar
• Koordinera intern kommunikation, meddelanden och engagemangsinitiativ
• Arrangera anläggningsturer och hantera besöksbehörighet för interna och externa gäster
• Promovera medvetenhet kring företagets och kundens initiativ samt uppdateringar av policyer

Administration & HR-stöd

• Koordinera rekryteringsaktiviteter, inklusive säsongsanställningar och praktikprogram
• Hantera hela onboarding-processen för nyanställda, säkerställa tidig uppsättning av system, behörigheter och introduktioner
• Underhålla korrekta anställdregister och organisationsdata
• Stödja kvartalsvisa personalmöten och platsledningsaktiviteter
• Koordinera avskedsprocesser på ett efterlevnadsriktat och strukturerat sätt
• Hantera anställdas åtkomstkort och register
• Organisera obligatorisk utbildning (intern och extern) för att säkerställa efterlevnad
• Koordinera medarbetarundersökningar och stödja analys av resultat
• Stödja personalprocesser såsom prestationsutveckling, löneöversyner, semesteruppföljning och utvecklingsprogram
• Planera och koordinera initiativ för medarbetarvälmående (t.ex. hälsokontroller, vaccinationer)
• Stödja aktiviteter och evenemang för medarbetarengagemang med både VWR och kunden

Rapportering & Efterlevnad

• Assistera vid framtagning av rapporter för Månads- och Kvartalsvisa affärsgenomgångar
• Underhåll och uppdatera organisationskartor
• Hantera uppdateringar av TDM-data för den europeiska styrelsen
• Spåra och rapportera slutförd utbildning och efterlevnad
• Övervaka deadline och följa upp för att säkerställa att efterlevnadskrav uppfylls
• Underhålla korrekta utbildningsregister och dokumentation
• Stödja spårning av kompetensmatriser och efterlevnad på hela anläggningen

Det vi söker

• Starka organisatoriska förmågor och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt
• Erfarenhet av administrativa och/eller HR-stödroller
• Utmärkta kommunikations- och förmågor att hantera intressenter
• Hög noggrannhet med en strukturerad arbetsmetod
• Förmåga att hantera känslig och konfidentiell information
• God vana vid MS Office och HR-system (t.ex. Workday är meriterande)
• Ett proaktivt och lösningsfokuserat tänkande

Varför välja oss?

• Tillsvidareanställning i en globalt erkänd organisation
• Möjlighet att arbeta i samarbete med en ledande kund
• Bredd och variation i arbetsuppgifterna med stark exponering mot affärsverksamheten
• Inkluderande och stödjande arbetsmiljö

Om du är en motiverad administratör som trivs i en snabb och samarbetspräglad miljö, vill vi gärna höra från dig.

#LI-Onsite